Reuniones

El Silencio de las Ideas: de la escucha pasiva a la escucha activa

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En muchas reuniones de trabajo, incluso tal vez en aquellas donde se deben tomar decisiones importantes, es común observar un fenómeno conocido como «escucha selectiva» o «escucha pasiva» («selective listening» o «passive listening»). Este fenómeno ocurre cuando los participantes están más enfocados en lo que van a decir ell@s mism@s en lugar de escuchar activamente a l@s demás. Este comportamiento puede tener consecuencias negativas para la dinámica del equipo y la efectividad de las decisiones tomadas.

Causas del Comportamiento

Algunas causas de este comportamiento incluyen:

  1. Falta de habilidades de comunicación: No todos tienen la capacidad de escuchar activamente y responder de manera constructiva.
  2. Ego y competencia: Los individuos pueden estar más interesados en destacar sus propias ideas que en colaborar.
  3. Distracciones y multitarea: La tecnología y otras distracciones pueden impedir que los participantes se concentren en la conversación.
  4. Inseguridad y miedo al juicio: Algunas personas pueden estar preocupadas por cómo serán percibidas sus opiniones y, por lo tanto, se centran en preparar sus respuestas en lugar de escuchar.

Estudios Académicos y Especialistas

Este fenómeno ha sido objeto de estudio en el ámbito académico y en las grandes escuelas de negocios. Aquí tienes algunos autores y estudios relevantes:

  1. Laura Janusik:
    • Institución: Global Listening Centre
    • Contribución: Ha compilado investigaciones sobre la escucha y ha destacado cómo la escucha selectiva afecta la comunicación en diferentes contextos.
    • Obra relevante: Research Findings on Listening
  2. Hanne K. Collins, Julia A. Minson, Ariella Kristal, Alison Wood Brooks:
    • Instituciones: Harvard Business School, Harvard Kennedy School, Columbia Business School
    • Estudio: «Conveying and Detecting Listening During Live Conversation» (2024)
    • Contribución: Este estudio revela que las percepciones de la escucha durante las conversaciones en vivo a menudo no se alinean con la atención cognitiva real de los oyentes.
    • Obra relevante: Conveying and Detecting Listening During Live Conversation
  3. Phillip Sandahl:
  4. Aiste:
    • Publicación: MeetingKing
    • Contribución: Ha discutido las barreras comunes para la escucha efectiva en reuniones y cómo superarlas para mejorar la comunicación y la toma de decisiones.
    • Obra relevante: Effective Listening: The Key to Successful Meetings

Estrategias para Mejorar la Escucha en Reuniones

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La Ley de Parkinson para mejorar nuestra eficiencia

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La ley de Parkinson, enunciada por el británico Cyril Northcote Parkinson en 1957, es un principio estadístico en base a un fenómeno psicológico, que se aplica en campos como la economía, la productividad y el trabajo.

Según esta ley:

(1) Las tareas que debemos completar se expanden hasta ocupar todo el tiempo disponible para trabajar en ellas: si tenemos más tiempo asignado para una tarea, es probable que la complejidad percibida de la tarea aumente, incluso si inicialmente era sencilla.

(2) Por el contrario, si acotamos el tiempo para completarla, la tarea se vuelve más manejable. Así que, a veces, menos tiempo puede ser más eficiente.

Esta Ley indica que una burocracia, esto es motivado por dos factores:

-L@s funcionari@s se crean trabajo unos a otros

-Un/a funcionari@ quiere multiplicar sus subordinados, no rivales

Aplicaciones de la Ley de Parkinson:

  1. Gestión de Proyectos:
    • Al establecer plazos para proyectos, tengamos en cuenta la Ley de Parkinson. Si damos demasiado tiempo, los equipos pueden procrastinar o complicar innecesariamente el proyecto. Establezcamos plazos realistas pero desafiantes para mantener el enfoque y la eficiencia.
    • Dividamos proyectos grandes en tareas más pequeñas con plazos específicos para evitar que el trabajo se expanda indefinidamente.
  2. Gestión del Tiempo:
    • Las personas también experimentan la Ley de Parkinson en su trabajo diario. Si tenemos todo el día para completar una tarea, es posible que gastemos más tiempo del necesario. Establezcamos límites de tiempo o utilicemos técnicas como el método Pomodoro para mantener la productividad.
    • Prioricemos las tareas según su urgencia e importancia. Asignemos tiempo de manera proporcional para evitar que las tareas se expandan más allá de lo necesario.
  3. Asignación de Recursos:
    • En las organizaciones, los recursos (como presupuestos, personal y espacio de oficina) pueden expandirse para llenar la capacidad disponible. Seamos cautelosos al asignar recursos y asegurémonos de que estén proporcionales a las necesidades reales.
    • Revisemos periódicamente la asignación de recursos para evitar ineficiencias. Por ejemplo, si un departamento tiene demasiado espacio, consideremos reasignarlo a un área con menos recursos.
  4. Reuniones y Comunicación:
    • Las reuniones pueden expandirse más allá de su propósito inicial. Establezcamos agendas claras y límites de tiempo, y ciñámonos a ellos.
    • Utilicemos canales de comunicación concisos para evitar elaboraciones innecesarias.

Cómo Mejorar la Eficiencia aplicando la Ley de Parkinson:

  1. Establece Plazos Realistas:
    • Dividamos las tareas en partes más pequeñas y asigna plazos específicos. Fomentemos un sentido de urgencia.
    • Utilicemos el criterio “SMART” (Específico, Medible, Alcanzable, Relevante, Limitado en el Tiempo) al establecer objetivos.
  2. Bloqueo de Tiempo (Time Blocking):
    • Asignemos bloques específicos de tiempo para diferentes tareas. Evitemos la multitarea, ya que puede llevar a la ineficiencia.
    • Utilicemos herramientas como calendarios o aplicaciones de seguimiento del tiempo para gestionar tu horario.
  3. Revisiones Regulares:
    • Revisemos periódicamente los proyectos en curso y la asignación de recursos. Ajustemos según sea necesario.
    • Identifiquemos cuellos de botella y áreas donde el trabajo se está expandiendo innecesariamente.
  4. Enfócate en Resultados, no en Horas:
    • Midamos la productividad según los resultados, no el tiempo invertido. Fomentemos una mentalidad orientada a los resultados.
    • Reconozcamos cuándo el perfeccionismo está obstaculizando el progreso. El principio del 80/20 sugiere que el 80% de los resultados provienen del 20% del esfuerzo. Concéntrate en ese 20%.

Recordemos que la Ley de Parkinson es un fenómeno psicológico. Al comprenderlo y gestionar activamente el tiempo y los recursos, nuestras organizaciones pueden mejorar la eficiencia y lograr mejores resultados.