Seguimos con ese proceso que tanto se echa en falta en nuestras organizaciones, aun siendo un elemento esencial de la gestión del conocimiento organizacional: ¿Cómo hacer una transferencia o traspaso en una oficina?

Como continuidad del post «La transferencia o traspaso previos a dejar nuestra función o puesto de trabajo«

Seguimos con las de las dos últimas partes:

Parte 1 Organizando su transferencia o traspaso

Parte 2 Gestionar el período de transferencia o traspaso

Parte 3 Pensando en el desarrollo a largo plazo

Seguimos pues con la segunda parte:

Parte 2 Gestionar el período de transferencia o traspaso

1. Disponga del mayor tiempo posible. En general, cuanto más tiempo tenga disponible para una transferencia o traspaso completa, más información podrá transmitir.

• Es probable que haya cosas que olvidó, y tener a alguien que lo siga es una buena manera de exponerlo a la variedad de actividades cotidianas.

2 Entregue documentos clave personalmente. Durante el traspaso, es una buena práctica asegurarse de que todos los datos y documentación clave se entreguen personalmente. Esto lo ayudará a asegurarse de que las cosas más importantes se aborden de manera adecuada y que las prioridades estén claramente establecidas. La transferencia o traspaso de documentos cara a cara significa que la información compleja se puede discutir completamente antes de partir.

• Esta oportunidad para explicar información clave y para que su sucesor le haga preguntas directas es vital para una buena transferencia o traspaso.

• Esto también le dará la oportunidad de proporcionar matices y contexto en una discusión que de otro modo podría haberse pasado por alto.

3 Haga el esfuerzo de ayudar. Si está en la oficina con su sucesor, siempre debe estar atento y proactivo. Haga el esfuerzo de identificar y ayudar a resolver cualquier problema que ocurra.

Asegúrate de dejar en claro que estás allí para ayudar, y recibes las consultas.

• Al hacer esto, estará ayudando a fomentar una situación en la que la responsabilidad del traspaso sea compartida entre usted y su sucesor.

4 Tener una reunión final de transferencia o traspaso. Pídale a su sucesor que traiga todas las preguntas pendientes que tenga y las notas que haya tomado.

• Cualquier incertidumbre puede aclararse en la reunión.

• Dependiendo de dónde trabaje, puede ser prudente invitar a su gerente o supervisor a asistir a la reunión.

Parte 3 Pensando en el desarrollo a largo plazo

1 Destaque el soporte y la capacitación disponibles. Trate de pensar en la transferencia o traspaso como una oportunidad para que usted realmente contribuya a darle a alguien la mejor oportunidad posible para tener éxito.

Haga esto señalando cualquier oportunidad de capacitación relevante que conozca.

• Quizás cuando comenzó el trabajo, recibió un conjunto de capacitación para ayudarlo a adaptarse y desarrollarse.

• Asegúrese de mencionar esto a su sucesor y aliéntelo a explorar las posibilidades.

2 No descuides la cultura laboral. Si pasa tiempo con la persona que ocupará su puesto, es importante no centrarse únicamente en los aspectos técnicos del trabajo. Cada lugar tiene un ambiente de trabajo y una cultura únicos que pueden ser intimidantes o confusos para un recién llegado.