Desarrollamos 9 Pasos para dar feedback positivo o negativo, de Alberto Cajal, con 9 pasos que debemos tener en cuenta para desarrollar este método de comunicación:

1 – Elige bien el momento y el lugar antes de dar feedback

Deberías empezar preguntando a la otra persona si está disponible en ese momento. De esta forma, la persona a la que le aportes feedback te prestará la atención que necesitas para comunicarte eficazmente.

Por otra parte, para elegir el escenario, tienes que considerar el tipo de información que vas a proporcionar: En el caso de que quieras comunicar algunos aspectos negativos, elige un sitio privado para que el trabajador no perciba que está siendo abochornado delante de sus compañeros.

2 – No esperes demasiado tiempo para aportar tu opinión

Si hay algún aspecto sobre el que quieres aportar feedback a un compañero, empleado o jefe, no esperes mucho tiempo. De lo contrario, la persona no recordará muy bien de qué se trata.

Sin embargo, si le comentas un aspecto positivo o negativo sobre algo que realizó durante los últimos días, podrá tener en cuenta tu opinión y rectificar –en caso de ser necesario-, puesto que aún no se habrá desviado mucho de su meta.

Además, este punto es especialmente importante en relación al feedback negativo, puesto que si no das tu opinión inmediatamente, irás acumulando quejas hacia una persona y puede que algún día estés abrumado y le comuniques todo lo que te molesta con una actitud agresiva.

Esto es común en cualquier tipo de relación –amigos, parejas, padres, etc.- Si no le dices a la otra persona lo que te molesta, difícilmente cambiará su comportamiento.

3 – Muestra una actitud empática

Ponte en el lugar del otro con empatía y piensa cómo te gustaría que te aportaran a ti información sobre tu trabajo y tu rendimiento.

Seguro que te gustaría que la persona que va a comentar algún aspecto de tu trabajo se muestre empático, procurando no dañar tus sentimientos cuando se trate de información negativa.

Si su trabajo ha afectado al tuyo en algún aspecto, procura igualmente no perder la calma y explicarle cómo te sientes.

4 – Escucha al otro y sé flexible

En este proceso de comunicación, deberías tener la capacidad de escuchar activamente –y no únicamente de hablar-.

Esto incluye dar la oportunidad al otro para que nos comente las dificultades que encontró en su camino en relación a esa tarea.

Atiende a las razones que llevaron a la otra persona a actuar de ese modo. Puede que cuando conozcas sus circunstancias, comprendas que actuó de la mejor forma posible.

Ten la capacidad de rectificar si piensas que te has equivocado. Al fin y al cabo, el feedback que aportas se basa en tu opinión personal, no es una verdad absoluta.

5 – No utilices comentarios generales e inespecíficos

Es importante que seas concreto con tus comentarios, en vez de dar feedback con información vaga y general.

No es lo mismo decir: “buen trabajo” que “tu último informe recoge información muy precisa sobre los avances de la compañía”.

Con el segundo comentario, la otra persona se sentirá más valorada y tendrá un mayor conocimiento de su eficacia en el trabajo.

Cuanto más específica y concreta sea la información que aportas, mejores consecuencias tendrá en el desempeño de la otra persona –al igual que cuanto más precisa es una brújula, más fácil nos resulta dirigir un barco-.

6 – Usa la “Técnica del sándwich”

Esta técnica consiste en aportar:

1. – Una crítica positiva, sobre los aspectos que está realizando adecuadamente o sobre el esfuerzo que está llevando a cabo para conseguir el objetivo.
2. – Una crítica negativa, sobre lo que crees que debería mejorar para realizar un trabajo eficaz.
3. – Una crítica positiva, sobre su adecuación general.

De esta forma, evitas la incomodidad inicial de empezar con un comentario negativo, por lo que la persona estará más receptiva a tu opinión.

Además, consigues dejar un buen sabor de boca culminando la conversación con otro aspecto positivo.

La persona que recibe el feedback no se sentirá cuestionada, sino que lo aceptará de forma más positiva y estará dispuesta a cambiar el aspecto negativo que has mencionado.

Un ejemplo de esta técnica sería decir a un compañero de trabajo:

“Tu exposición sobre el análisis del contexto me ha aportado información muy valiosa. Ha sido un poco larga, pero muy interesante”.

7 – Usa el feedback centrándote en la conducta, no en la persona

Es muy importante que elijas bien las palabras que vas a utilizar, para no criticar a la persona en cuestión sino la conducta que ha llevado a cabo en un momento determinado.

Para que lo entiendas mejor, no es lo mismo decir “el proyecto no se entregó a tiempo” que decir “siempre entregas los proyectos tarde”.

En el segundo caso, la persona posiblemente sienta que está siendo catalogada como irresponsable y se producirá una situación incómoda y desagradable.

Céntrate también en comportamientos aislados, para que no se generalicen conductas. Veamos un ejemplo en relación a este aspecto:

Es mejor decir: “esta mañana has llegado 15 minutos tarde, me gustaría saber si has tenido algún problema” que: “eres muy impuntual”.

Como puedes observar, en el primer ejemplo se centra en la conducta de llegar tarde –además de mostrar una actitud empática al respecto-.

En la segunda frase, por el contrario, se muestra agresiva, catalogando a la persona en base a algunos hechos que a veces constituyen la excepción, no la norma.

8 – En feedback negativo, da opciones de cómo podría realizarse mejor la tarea

Cuando el feedback que realizas es negativo, añade comentarios dirigidos a la mejora del trabajo.

Esto ayudará a la otra persona a saber cómo debería llevar a cabo su trabajo de una forma productiva.

Por ejemplo, si no te ha gustado la forma en la que un trabajador ha atendido a un socio, podrías decir algo como: “Esta mañana he observado que el socio ha quedado insatisfecho con tu explicación sobre el proyecto. En otra ocasión, puedes ofrecerle un folleto explicativo para que lo comprenda mejor”.

9 – Anima a los demás a que te aporten sus opiniones sobre tu trabajo

Especialmente si se trata de un empleado tuyo, deberías fomentar esta dinámica e intercambio de información, de forma que tú también puedas beneficiarte de las ventajas que supone tener información inmediata y concreta de tu trabajo.

Conocer las opiniones de los trabajadores que te rodean te ayudará a dirigir tu propio barco, cómo comentábamos al principio de este artículo.